Tänk efter före. Det osannolika kan inträffa. Det är svårt att förutsäga när krisen kommer och därför svårt att förbereda sig.
Här guidar vi dig steg för steg, så att du som ledare kan börja se över krisplaneringen för din organisation redan idag!
Checklista
1) Utse en krisgrupp
Gruppen består av en temporär organisation som har till uppgift att hantera kriser och är förankrad genom hela organisationen.
En krisledare med mandat och förmåga att fatta snabba beslut håller ihop organisationen. Det finns inte utrymme för diskussion i ett skarpt läge. Ofta ska besluten fattas snabbt och på knapphändiga uppgifter, besluten måste därför snabbt kunna rivas upp om ny information eller en ny situation framkommer.
De som ingår i krisorganisationen måste ha resurser och utbildning för att klara uppgiften.
Krisstaben som stöttar krisledaren har olika ansvarsområden från högt till lågt. Vem ansvarar för kommunikation, vem för loggbok så att krisen dokumenteras, vem räknar medarbetarna vid uppsamlingsplatsen, vem ordnar smörgåsar och filtar till skadade?
Hur uppehåller ni den den ordinarie verksamheten, är det ens viktigt?
Under en kris bör man ha utsett någon som för en dagbok eller loggbok. Den kan till exempel innehålla anteckningar om möten som hållts, telefonsamtal och när respektive person blev involverad. Det hjälper när utvärderingen ska göras för att veta i vilken ordning ni gjorde vad.
Genom en tydlig organisation kan man uppnå ett bättre agerande.
Glöm inte att räkna med avlösare i organisationen. En långvarig kris tar på både fysiska och psykiska krafter.
2) Gör en krisplan
I krisplanen finns en riskbedömning, vad är troligaste krissituationen och vilka konsekvenser får dessa händelser? I planen finns handlingsalternativ för varje imaginärt scenario.
Vad göra om hot förekommer, om en medarbetare misstänks för brott eller om det kan komma att ske stora personalförändringar?
Här bör också en prioriteringslista finnas.
Vad ska göras först, vad behöver man göra sen? Vad är akut, vad kan vänta? Akuta åtgärder kan vara att tillkalla polis, utse följeslagare till vårdcentral, kontakta anhöriga, eller samla personalen för information.
Ju tydligare allt står i planen, desto färre missförstånd blir det och färre misstag begås. Dokumenten ska vara överskådliga, det ska vara lätt att hitta bland informationen och texten ska vara lätt att genast förstå, när man febrilt letar efter information i en svår situation.
Planen innehåller också namn, telefonnummer, roller för krisgruppen. En telefonlista för närmast anhörig för samtliga medarbetare samt telefonnummer till brandförsvar, polis, ambulans, präst, psykolog samt andra instanser ska finnas här.
3) Öva, öva, öva
Att ha övat en fingerad kris är viktigt.
Planen måste testas, så ni vet om den håller i skarpt läge.
Vid övning upptäcker man snabbt brister i planeringen.
Med regelbunden övning av olika scenarion, kommer personalen känna sig trygga om krisen väl inträffar. Vid övningssituationen har medarbetarna möjlighet att ställa frågor: "Vad skulle jag ha gjort i den här situationen?" , "Nu vet jag inte riktigt vad jag ska göra, kan någon hjälpa? " osv.
Om du vill se ett videoklipp på hur en övning kan se ut, kan du se Jordbruksverket öva en krishanteringssituation i detta klipp.
4) Utvärdera
Utvärdera såväl träningstillfällen som den krisplan som användes i skarpt läge. Vad var det som inte fungerade? Varför fungerade det inte? Skulle ni gjort något i en annan tidsföljd? Glömdes något viktigt bort? Varför? I utvärderingen är det viktigt att se till att processer och organisationen ses över, inte specifika individer.
Rätta till det som kan påverkas till nästa version av krisplanen och informera personalen om uppdateringen. Krisplanen ska finnas på ett lättillgängligt ställe, där alla kommer åt den.
Kommunikationsplanering
För att personalen ska må bra och vara välinformerad, för att verksamheten ska kunna fungera och för att undvika ryktesspridning eller att organisationen far illa i media bör en speciell kriskommunikationsplan finnas för både den interna, som externa kommunikationen.
Vem är ansvarig för den interna kommunikationen? Personalen måste snabbt få korrekt information för att veta hur de ska agera. Tidpunkten och platsen för den interna informationen bör väljas med omsorg. Informationen bör komma från endast en ledare, så att det inte finns utrymme för personlig tolkning och risk för att informationen filtreras genom flera.
Vad vet du just nu? Vad vet du inte? När finns mer information tillgänglig och när ska vi träffas igen? Undanhåll ingen information eller fakta, det skapar bara ryktesspridning, oro och framtida tillitsproblem.
Vem ansvarar för den externa kommunikationen? Vad skriver vi på webben och i vilket läge? Vem bemöter media och i vilket läge? Är talespersonen i en krissituation, någon annan än den ordinarie talespersonen?
Hur styr man personalens inlägg i sociala medier i en kris?