Kommunikation och samtal är en stor del av alla chefers vardag. I vissa samtal är strukturen viktig som komplement till den aktiva dialogen. Olika svåra samtalssituationer man som chef behöver kunna hantera.
Daglig dialog för en relation
För att bygga en god relation med dina medarbetare, behöver du ha en daglig dialog med såväl småprat som coachande kommentarer med var och en.
Detta leder till att de svåra samtalen känns mer naturliga, att medarbetarna känner ett förtroende för dig som ledare och samtalspartner.
Ta inte ifrån medarbetaren ansvaret
Som chef i ett svårt samtal måste du låta medarbetaren ta ansvar för sin situation. Du hjälper dem inte genom att gå med på att hemlighålla något.
Som ett exempel ur en bok där en man kom till sin chef för att berätta att hans partner fått en obotlig sjukdom, men han ville inte berätta något för de andra kollegorna. Han bad också om att få slippa att göra längre tjänsteresor så att han kunde ta hand om sin partner efter jobbet. Eftersom chefen blev så rädd och upprörd av de känslosamma reaktionerna, vilket såklart väckte en hel del rädslor hos honom t ex kring hans egen rädsla för att dö, gick han med på att inte berätta och självklart behövde han inte åka på tjänsteresor.
Detta väckte en hel del frågetecken i arbetsgruppen, som inte förstod varför mannen slapp att åka iväg och varför han behandlades annorlunda. De undrade varför mannen helt plötsligt blivit chefens gullegris.
Hade chefen istället hållt sina egna rädslor och känslor i schack under samtalet, sagt till mannen att han "förstår att det kan kännas jobbigt att prata om, men att det nog ändå är bättre att berätta för de andra", så hade läget sett annorlunda ut.
Då hade kanske hela arbetsgruppen hållt honom om ryggen, tagit emot honom när han fallit, ställt upp och rest i hans ställe med glädje, för de skulle ha en helt annan empati för honom då de förstod i vilken situation han befann sig.
Svårt att vara förberedd på det oförberedda
Ofta kommer ett svårt samtal utan förvarning. Kanske har medarbetaren tänkt i flera veckor på att våga berätta och så äntligen tar de modet till sig när du som chef ser ut att vara ledig för samtal.
Då kommer informationen om sjukdomar, planer på att sluta sin anställning, ifrågasättanden av sin roll eller lön, kritik. Det kan vara bra att lyssna, men att inte fatta några beslut på stående fot. Be att få återkomma med din syn på saken istället för att handla ifrån ryggmärgsreflexen.
Det kan också vara svårt att inte reagera med sorg, rädsla, ilska eller någon annan av våra grundläggande känslor. Vi är ju inte robotar, utan vi är människor av kött och blod, vissa med mer närhet till sina känslor än andra. Men oavsett om vi visar det utåt eller inte, så kan vi ju fortfarande känna en hel massa när svåra samtalsämnen kommer upp. Ibland speglar det våra egna rädslor (som i exemplet ovan) och ibland väcker det olösta konflikter hos oss själva.
Ett bra knep kan vara att försöka hålla sig själv utanför. Om medarbetaren kommer med kritik, försök att inte ta det personligt, utan se det som en persons synpunkt på en viss given situation. Det behöver ju inte innebära att ni nu ska förändra allting, bara för att en person tycker så, men bekräfta att du uppfattat det personen sagt och be att få återkomma om det.
Lär känna dina medarbetare
I ett svårt samtal är en av nycklarna att man känner sina medarbetare väl. Därför är den dagliga dialogen viktig, se ovan. Då vet du också hur personen brukar bete sig i vanliga fall, och du ser när personen beter sig irrationellt eller på ett sätt som inte är typiskt för personen så att du kan uppfatta vad det är som ger känslor av upprördhet och hur du bäst ska bemöta personen.
Vad har personen för behov just nu? Behöver den känna sig lyssnad till, goda råd, en medmänniska, en kram, känna sig trygg, en samtalskontakt av professionell art, känna att den inte är ensam i detta eller behöver hen bekräftelse?
I en krissituation
Dyker någon upp på ditt kontor som befinner sig i en akut krissituation, gäller helt andra regler.
Här gäller det att vara oerhört strukturerad och agera snabbt. Du behöver förstå i vilken av krisens fyra stadier personen befinner sig och agera därefter.
Det viktigaste rådet är: Skicka aldrig hem en person som befinner sig i en kris, ensam. Hur lugn eller sansad personen än ser ut att vara på utsidan, så kan det råda fullständigt kaos inuti.
